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業務の効率化

朝から経理業務の効率化について検討。


エクストも人数が増えてきたこともあり、請求書の発行や、経費の精算、給与計算やその他業務が比例的に増えてきました。

エクスト設立から、いろいろと出来る範囲の効率化はしてきましたが、いよいよ抜本的な業務の効率化を図らないと追いつきません。

先日の総務・財務ユニット会議から引き続き検討しています。


基本方針としては、

・特定の日に業務を集中う
・キャッシュレス経理
・経理業務の一部を各グループへ委譲

を目指して、各業務を検討。


いろいろと課題がありますが、よいアイディアが出てきました!

相当な効率化が出来そうです。


まだ発表はできませんが、しっかりとフローを整えた後に発表したいと思います。


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部門方針

本日は朝から部門方針の見直しです。


部門方針とは、全社方針を受けて、各部門でどのように活動していくかの方針を決めます。

全社方針と部門方針は、川の上流と下流という風に1本につながっていないといけません。

しっかりと全社方針を確認しながら、部門方針の草案を作成です。


本年度から各グループマネージャに作成していただくことになりました。

新年度が8月からを考えると若干遅れております・・・。

来年度からはしっかりと

・4月  全社方針・計画を発表
・5月  部門方針・計画を発表
・6,7月 方針・計画実行のための準備
・8月  方針計画の実施


という風にしないといけないですね。このように遅れているのは、ひとえに専務の私の努力不足ですね。反省。



その後、グループ内で話し合い、夜にはグループマネージャで話し合い。

それぞれのグループの方針がそろったわけですが、各グループマネージャとも、部門方針の作成が遅れたこともあり、しっかり考えていただいており安心しました。


今後は、この方針に基づいて各グループで計画を作成し、

P(計画)

DO(実行)

Check(評価)

Action(改善)

とPDCAをまわしていくことで、レベルアップを図っていきます。



がんばります!

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テスト

やっと大阪でも朝が涼しく感じられるようになりました。

原付で移動していると、朝は肌寒く感じます。

今年の秋・冬の天候はどうなるんでしょうね。



さて、今日は朝からW様のネットショップの納入の前のチェックです。


弊社では、EXSTOREというネットショップ構築開業パッケージがあります。

今回は、そのシステムをカスタマイズしてペットショップに納入です。

自社で開発したパッケージなので、カスタマイズができて、お客様に好評です。

ネットショップなど販売では、同じ業界でもフローは会社ごとに千差万別です。

それをIT化により効率化するためには、既存のASPのネットショップでは対応できない部分がどうしてもあります。

弊社では、そこをカスタマイズしてお客様のネットショップの売上向上、運営の省力化に貢献しています。


そのカスタマイズした機能の最終チェックです。



いわゆる「デバッグ」にはテスト計画をしっかりと立てて、テスト手順を元に担当者が機能ごとにテストしていくのが普通です。

しっかりとしたテストが良い品質のシステムの納品につながります。

ここをおろそかにしてはいけませんね。



しっかりテストです!

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刺激

今日は朝から決算の確認。

エクストでは、7月末が決算なので9月末までには税務署に決算の報告をしておかなくてはいけません。

決算書は、経営者の通信簿ですね。いろいろな課題や、昨年度できた成果などいろいろと数字を読んでいくとわかります。

エクストでは、それを元に今年度の計画を立てていきます。


決算となると1年の振り返り。1つ1つ残高試算表の残高を確認し、チェックしてきます。

チェックしていくといっても、私がやると余計にややこしくなるので、結局樋上に任せてしまいました・・・。すいません。


今年度は、どうしていこうかな?と思いながら今年度が楽しみな今日この頃です。


来年の今頃は、成果が上がっているといいな。




晩は、以前から知り合いの西村屋の西村様と会食。

西村さんは、以前からとある案件で知り合い、いろいろと懇意にさせていただいております。

久々にあうと、いろいろ変化がありますね!

いろいろと情報交換をさせていただきました。


こういった情報こそ本当の情報ですね。



貴重なお時間をありがとうございました!>西村さん

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今日は東京

今日は朝から東京へ。

新幹線でいつも出張ですが、今回はN700系で出張したいと思い、いつものようにエクスプレス予約を利用して携帯電話から予約をしてみました。


N700系スペシャルサイト
http://n700.jp/


一番いいのは、コンセントですね。

新幹線の中でノートPCを利用する場合、商談先で電源が切れてしまい、大変なことになることがあります。

また、携帯電話は、方向音痴な私は常に交通機関の検索しています。そうすると、帰りの携帯電話からのエクスプレス予約は、電源がやばい!ということになりかねません。

前日に充電を忘れていたら、古い携帯の私は(みんなからええ加減にかえたら!といわれています)、携帯電話の電源はぎりぎりです。

そんなときに、コンセントは最高ですね!


そう思い、早速申し込んでみる・・・・


・・・・


・・・・


ない。


ありゃ、もう席が無いんですね。

3日前の始発でもうないとは、すごい人気です。

またの機会にぜひ申し込みます。だってひかりと同じ価格なんだもんね。もったいない。



さて、東京につき、都電三田線に乗り換えるために、延々と15分ぐらい東京駅から大手町駅の外れまで歩きます。

今日は日帰りなので、荷物が軽くてよかった。

三田線に乗り込み○○駅へ。


T社様では、引き続きネットショップの構築の件で商談です。

出版会社様だけあって、情報量の多さにはありがたいですね。

たいていのお客様は、記事や商品情報がない・・・というお客様が多く、なかなか「記事を書いてください!」とお願いしても、素人ですからなかなかかけません。

さすが、T社様はプロですので、しっかりと記事を書いていただけます。


ここ3ヶ月引き続き、ターゲット、デザイン、内容についての打ち合わせを行ってきましたが、だいぶ内容が見えてきました!

完成が楽しみです。



その後、神奈川のH様へ。

その途中で、品川駅のいわゆる駅中のショップで休憩。

ecute品川

ところで、上記のecute品川は、当初の売上目標の5割増を計上しているらしい。

鉄道会社としては、

1.少子化による人口の減少による利用者の減少
2.都心への回帰による遠距離の利用者の減少
3.駅構内の遊休スペースの収益化


など考えると、今後さらに増えてくるのでしょうね。

ただし、今まで固定資産税は鉄道施設として周辺より3分の1程度でした。

しかし、総務省などがすでに固定資産税の普通税率適用をしており、他の店舗と変わらなくなりました。

そうすると、構内での賃料も非常に高く、逆に鉄道利用者しかはいれない駅ナカでは、店舗にとっては集客の手段が限られていることなどから、今後の展開については、各鉄道会社の手腕が問われるのではと思います。


ちなみに、この店でマンゴーバナナジュースをいただきました。

200709211600000.jpg


200709211553000.jpg

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会議でマインドマップ

今日は朝からカスタマーサービスグループの会議。


会議が続きますね。


今日議題に上がったのは、他グループを如何に支援するかということです。

カスタマーサービスグループでは、各グループで抱えるお客様のサポートをするという部分も役割があります。

そこで、各グループで困っていることを、カスタマーサービスグループで支援できないか?ということで、検討しました。


検討する中で、現状に対する課題はたくさん出ます。

その課題を100%受け入れて、その課題を如何に克服するかというところに、話を集中しないと単に批判や不満をぶつける会議になりがちですね。

そこを上手く話をまとめるのが司会の役割です。

また、場所も重要です。

今日は、会議室でこもって他の情報をシャットアウトして、会議に集中できる環境にし、ホワイトボードを利用して、視覚的に会議の参加者と内容を共有するようにしました。

視覚的にというのは、今はやりのマインドマップのように関係のあるところを矢印を引いて図示しました。

私自身がしっかりと把握でき、スムーズで前向きな会議となりました。

会議でマインドマップ的なものを利用するのはいいですね。


今後も同じように続けていきたいと思っています。



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総務財務と自主勉強会

朝から今日は、総務・財務Uの社内MTです。


今日は、経理業務の省力化について検討。

現在、担当の樋上は総務・財務とプランナー、委員会の委員長などたくさんの仕事をこなすスーパー社員さんです。

最近は、経理業務だけでも、弊社の社員さんも人数が増え、旅費交通費の清算や、帳簿への記帳その他いろいろなことがあります。

さらに、新しい組織になり、各グループでの予算管理なども行わなくてはいけなくなり、それに伴う経理業務も多くなりました。

そこで、経理業務を効率化し、さらに経営者・幹部の意思決定に役立つ資料をすぐに出せるよう効果的な経理業務をするにはどうすればよいか?ということを話し合いました。



前回の総務・財務U会議では、売上の目標管理については話しましたが、今回は、一番難関の売上原価及び販売管理費の部分です。

エクストでは、今年からさらに各グループへ権限委譲するために、予算やインターンやアルバイトなどの一時的な人財についての権限を譲渡し、各グループが計画に基づいて独自に活動しています。

その経費を各グループで予算として管理しなくてはいけないのですが、まだそのフローが確立されていないために、今回の話し合いで、

・予算の進捗を各グループマネージャが把握できる
・経理業務を効率化する


という2大目的を達成するために、2人でいろいろと検討しました!


話し合うと、いろいろと課題がありまいたが、よいアイディアが生まれてきました!

後ほど発表したいと思っています。


幹部の皆さんよろしくお願いします!



その後、自主勉強会。以前にも掲載しました「WEBリテラシー」という本を元にみんなで勉強です。

勉強して資格取得を目指します。


今回は、照井が司会として1回目の勉強会でした。内定者の坂本や、インターンの山口が参加して計9名の勉強会。

エクストの良いところは、自ら進んで学ぶところです。

業務で困っているので、勉強して克服していくしかないという話もありますが(笑)。

内容は、WEB業界に関わる人が最低限知っておかないといけないものばかりで、新卒者や、インターン、内定者の皆さんには非常に勉強になる内容になりました!

第2回目は、東野が司会ということで、非常に楽しみです!



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幹部会議と社内勉強会

今週は4日間ですね。

9月は3連休が2回あり、あっという間です。

気を引き締めていかないと!



さて、今日は朝から幹部会議の準備。

総務・財務Uとしては、総務財務の準備として、議事録の作成や、事前の資料作成、印刷、会議室の準備など幹部会議だけでもいろいろな準備があります。

それを樋上と一緒に準備していきます。



幹部会議の3営業日前が、幹部会議の提案書等の資料締め切りにしています。

各提案書について不明な点や、資料不足についてしっかりとフィードバックし、事前に準備していただくことで、より有意義な会議の時間をすごせるようにしなくてはと思っています。

会議は、幹部全員が集まって2時間も時間を費やします。

会議もコスト意識をもってしっかりと取り組みたいものです。



午後からは、各案件の会議を行い、夜は「理念と経営」を利用した社内勉強会です。


社内勉強会は、幹部全員が経営的視点をもち、社長、幹部、社員さんが三位一体となって増収増益経営を目指せるように取り組んでいます。

ただ、3回目にして目的が不明確に進んでいるように思います。

人間は、目的が明確でないと「がんばろう!」と動機付けされないものです。

今一度「社内勉強会を行う目的は何か」を確認したほうがよさそうです。


小幡リーダー期待しています!




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納品

深夜から、ビジネスプランの作成。

今晩お会いするVCの方の打ち合わせのために作成していましたが、何とか完成。


エクストでは、事業計画書を毎年作成し社員さん全員に発表しています。

その目標に向かって全員が一丸となって取り組みます。

今年もがんばるぞ!と思いながら作成。ほんと作っているとわくわくしますね。



午後からは、兵庫県西脇市のT様へ訪問。

本日はネットショップの納品でした。

オフィシャルサイトの作成、その後ネットショップとずっとT社様へお伺いして、早もう3年ぐらいでしょうか。

社長様には、単にお客様というだけではなく、いろいろと相談までさせていただいたり、経営談義に花を咲かせたり、本当に浴していただいております。

それだけに、今回の納品には感慨がありましたね。


操作説明や、最終調整の部分、今後のプロモーションの検討などいろいろな話をさせていただきました。


絶対に売れるサイトにして見せますよ!


19:30からVC様へ訪問。

事業計画を説明いたしました。

内容について秘密ですが、非常に打ち解けた感じで色々と楽しくお打ち合わせいただきました。

なんだか怖いイメージ(勝手なことですが)が、あったのですがまったく違いました。


アドバイスを活かして、さらに事業計画をブラッシュアップしたいと思います。


ありがとうございました!

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逆合同企業説明会

今週月曜日からまた1週間です。

今週もどんな1週間になるのでしょうね。


今朝は、営業の方が来社されました。

アンヴィジョンの小上馬 正智さんが来訪されました。

ブログはhttp://blog.livedoor.jp/kojoma_amvision/


アンヴィジョン様は学生ベンチャーで立ち上げたばかりの会社。

来る10月6日に行われるイベント営業でこられました。

そのイベントの案内はこちら Shinsotu Scout2009


イベントの内容はというと、合同企業説明会の逆のイベントです。

つまり、学生がブースを出展し、企業さんがそのブースに行って学生の話を聴き、よい人材であればスカウト等を行うというイベントです。


企業側にとっては、

・アンヴィジョン様が選出した優秀な、2009年度新卒が事前に会社に案内され、よい人には直接コンタクトを取れる。
・早期からインターンや就職などを検討している優秀な2009年度新卒とコンタクトが取れる
・普通の合同企業説明会と違い、ブースを出しても誰も来ないということがなく、自分で学生ブースに行けば確実にコンタクトがとれる


というのが良い点でしょうか。


このようなイベントが成立する背景には、2008年新卒学生の就職希望企業のアンケートを見ると2極化があるのではと思います。

その2つとは、

・超売り手市場になり、その機会を活かして大手企業就職志向
・仕事に働き甲斐を求めて、事業規模に特にこだわらないベンチャー志向


今回のようなイベントの場合、後者のベンチャー志向の学生が多く集まり、逆にそのような人がいないと今回のイベントで学生が集まらないと思います。

現在の売り手市場では、中小零細企業が単に新卒採用情報サイトなどに掲載しても、大企業と待遇などを比べられると、なかなかよい人材が応募してくれません。

また、各新卒さんの業界研究が進んでいないこの時期の学生さんは、CMで出てくるような企業しか知りません。

さらに、仕事とは?と深く考えようにもあまりに情報が少ないので、今回のような企業から情報をもらえるのは、学生にとっても良いイベントでしょうね。


私たちエクストは、仕事に働き甲斐を求めて来ていただく学生さんは歓迎ですので、前向きに検討したいと思っています。



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スケジュール

昨日は、少し睡眠をとり万全の体調で会社へ。

やっぱり寝ないといけいですね。



最近は、スケジュールを時間単位で定めて行動しています。

皆さんからすると「そんなのあたりまえやん!」といわれるかもしれませんが・・・。

以前までは、1週間単位や月単位のような感じで計画を立てていたのですが、さらに細かく時間単位でスケジュールを計画するようにしました。

このきっかけは、弊社の同じグループの山崎との面談です。



彼自信は、頼まれた仕事については急いでる順で、依頼者の都合で仕事をやっていました。

また、まだ新人で仕事の優先順位がわからないために、重要だけど緊急でない仕事がまったく進まず、夜中まで残ったり、次何をすればよいか分からないという自体が発生。



これは、私の任せ方が悪い、早速改善しました。

・グループ計画の確認
・ToDoを使ってタスクを共有
・スケジュールはサイボウズで共有
・私と山崎と毎日の終わりにタスクについて確認し、優先順位を判断して明日のスケジューリング。
・他のグループからの、「新たな急ぎのタスク」というのは、分からない場合は私が優先順位を考えスケジュールを調整。


というふうにしました。

最終的には、山崎自身でスケジューリングできるようになればよいですね。

頭の中ではしていましたが、あらためて時間単位でのスケジュールをアウトプットして実行するのは、初めてなのですがいい感じですね。


感じる良い点は、

・時間内にタスクを終わらせようとして、時間の効率化
・1日の振り返りができる。
・過去のタスクを見て新たなタスクの作業時間予測ができる。
・もっともよいのが計画性が身につく


ですね。1日でPDCAまわすような感じです。



しばらく続けてみたいと思います!


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ToDoとグループウェア

今日も充実した日でした。


午後からカスタマーサービスの会議。

会議では、過去に実施たことのみを報告。

また、オンラインToDoやグループウェアのサイボウズにて進捗を共有しています。

ToDoとは、しなくてはいけない仕事(タスク)を箇条書きにしてリスト化したものを、インターネット上で登録管理するものです。

ネット上で管理するので、インターネットがつながるところならどこでも利用できますし、携帯からも思いついたタスクをほうりこめます。

今日のスケジュールとして、毎朝メールもしてくれるので便利です。

一番便利なのは、他の人とToDoを共有できることです。

いったいわないといったミスがなくなりますし、お互い見ていますので、仕事もがんばります。

無料で便利ですのでぜひお使いください!



グループウェアとは、オンラインで共有するスケジュール帳です。

エクストでは、会社設立からずっとサイボウズを使いデータを共有しています。

よくある会社ではメーリングリストを使って情報を共有しているというところがありますが、

・他のメールと混ざる。
・メールが増えると管理が大変
・過去のメールは受信できず、途中からプロジェクトに参加した人は、経緯がわからない

がありますね。またファイル管理でもどこにあるのが正しくて一番新しいものか分からない、といった事も管理が可能です。



皆さんの会社では、情報の共有をされていますか?


■CheckPad
http://www.checkpad.jp/


■サイボウズ
http://office.cybozu.co.jp/cb6/

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会社見学にいらっしゃいました!

今日も朝からてんこ盛りです。

このてんこ盛り感は、いいですね。



さて、朝から総務・財務ユニット会議。

先日の幹部会議で決まった経費削減について検討。

経費削減の観点として2つあると思います。


1.利益につながる経費
2.利益につながらない経費



もちろん利益につながらない経費を徹底的に削減するわけです。

逆に、1.の利益につながる経費についてはどんどん使っていかないと会社は伸びませんね・・・。

エクストの課題は、外に向けた活動がまだまだ弱いところです。こういった経費はどんどん使っていくべきでしょうね。


どのような項目を削減していけばよいかをまず検討するのは、どの費用がもっとも多いか分析し、費用が多いものから検討するのが効果的です。

次の会議までに、いろいろと考えたいと思います。



その後、お昼からは弊社の高畑が所属している勉強会のメンバーの皆様が会社見学にいらっしゃいました!

その中には、昨年1年間の研修で私の担当チューターだったクオリティハウジングチェックの玉川社長様がいらっしゃいました。

昨年は、同じ学びの仲間を副リーダーとして引っ張る役柄だったのですが、そのことでいつもリーダーシップのことで怒られていました・・・。

玉川さんの前では直立不動です(笑)。



夜からは、プランナーユニットのミーティングに途中参加。

エクストでは自主勉強会を行っているのですが、その勉強会の進め方について打ち合わせ。

今度はWEBリテラシーの内容を全員で勉強しよう!ということに成りました。

自主的にみんなで勉強しよう!と言いだしっぺの井上、さらにそれを支える先輩の照井が取りまとめてくれました。


うちの会社ながら本当にみんな前向きで向上心にあふれる社員さんです。



エクストは社員さんが誇りです!

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追伸:このコメントを見ていて、まだ日程が決まっていないWEBリテラシーの試験に一発合格したら、焼肉を私から奢ってあげよう!この記事を見た人は他の人には内緒ね(セコい)

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幹部会議

本日は幹部会議。

午前1時から出社し、資料の作成。

実は日曜日も7時まで仕事していましたから、ほとんど会社です・・・。

カスタマーサービスグループの仕事と、総務・財務ユニットの仕事、専務の仕事、営業・企画の仕事と役割はいろいろあり、1人何役もこなしていかないといけないのが中小企業の経営者ですね。

大きくなる前のソニーや松下であっても、このような時期はあったはずです。

これを乗り越えてこそさらなる成長につながるというものですね。


人生しんどい時が上り坂。



幹部会議では、事前に各グループマネージャから出されていた議題を次回にまわし、緊急で重要な案件について2時間たっぷりを話し合いました。

全社方針いついて、全員がすべてを納得ずくで決めるというのは難しい部分があり、納得できない部分もあります。

しかし、全社方針と決まったからにはその納得できないものはさておき、幹部が一枚岩となって取り組まないといけません。

与えられた方針を元にマネージメントするのがマネージャの役割ですからね。

今回は、再度全社方針について見直した良い機会になったと思います。



その後、商工会議所にビジネスプランの提出。

大阪商工会議所でベンチャービジネスキャンプというのがあります。

ICTベンチャー・セミナー&キャンプは情報通信分野で起業後5年以内の企業経営者、またはこれから起業を目指す方を対象に事業計画書の作成やプレゼンテーション資料の作り込みを中心に2段階でベンチャー支援・創業支援すべく開催されています。

エクストも幹部でStep2に参加。

全社方針をいかに部門方針へと落とし込むか私自身勉強です。



がんばります!

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